Kaltimes.com – Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara (Pemkab Kukar) kembali menegaskan komitmennya untuk meningkatkan kualitas tata kelola kearsipan. Hal itu diwujudkan dalam Rapat Penilaian Arsip Usul Musnah 2025 yang digelar pada Rabu (18/6/2025) di Ruang Rapat Aji Imbut, Lantai III Sekretariat Daerah Kukar.
Agenda internal ini dibuka oleh Asisten III Bidang Administrasi Umum Setkab Kukar, Dafip Haryanto, dan dihadiri seluruh Unit Kearsipan (UK) serta Unit Pengolah Pencipta Arsip (UPPA) dari 12 bagian di lingkungan sekretariat.
Dalam sambutannya, Dafip menekankan bahwa arsip memiliki peran strategis bagi transparansi pemerintahan.
“Arsip bukan sekadar tumpukan kertas, melainkan bukti nyata dari proses administrasi, sumber informasi, serta dasar pengambilan keputusan yang akurat,” ujarnya tegas.
Ia meminta setiap kepala bagian melaporkan aktivitas kearsipan secara berkala serta mematuhi standar yang berlaku, agar layanan publik tidak terganggu akibat dokumentasi yang berantakan.
Rapat ini diprakarsai Unit Pengelola Layanan Operasional dan Pengelola Data Bagian Umum Setkab Kukar. Dua narasumber utama hadir, yaitu Varia Fadillah—Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kukar—dan Siti Noergaimah, Arsiparis Ahli Muda. Varia menegaskan pentingnya penilaian arsip sebelum pemusnahan.
“Kami menghapus dokumen yang sudah melewati masa retensinya dan tak lagi memiliki nilai tambah atau relevansi terhadap kepentingan publik maupun organisasi,” katanya di hadapan peserta.
Pembahasan merujuk pada regulasi kearsipan daerah, khususnya Peraturan Daerah Kukar Nomor 02 Tahun 2023. Pasal 63 aturan tersebut memuat sanksi tegas—mulai teguran tertulis hingga penurunan pangkat—bagi pejabat yang lalai mengelola arsip. Kebijakan ini, menurut Dafip, merupakan bentuk keseriusan Pemkab Kukar dalam menjaga akuntabilitas birokrasi.
Selain menyoroti efisiensi ruang penyimpanan, rapat juga menjadi wadah belajar lintas bagian tentang prosedur pemusnahan arsip sah sesuai ketentuan. Peserta diajak memahami formulir penilaian, proses verifikasi, hingga penyusunan berita acara sebelum pemusnahan dilakukan.
Pemkab Kukar berharap langkah ini menghadirkan keseragaman praktik kearsipan, memudahkan pencarian dokumen aktif, dan mempercepat pelayanan publik.
“Pengelolaan arsip adalah bagian tak terpisahkan dari kinerja birokrasi. Jika arsip terabaikan, maka proses administrasi juga akan terganggu,” tutup Dafip, menegaskan urgensi tata kelola arsip modern di Kukar. (adv)
